Attribute und Kategorien
Kategorien und Attribute in der Dateiplattform helfen Benutzern, Dokumente systematisch zu organisieren und leichter auffindbar zu machen. Diese Funktionen erlauben es, Dokumente nach spezifischen Merkmalen zu klassifizieren und zusätzliche Informationen zuzuordnen, die über die grundlegenden Dateieigenschaften hinausgehen.
Kategorien
Funktion der Kategorien:
- Kategorien dienen dazu, Dokumente in der Dateiplattform nach Themen, Projekten, Abteilungen oder anderen logischen Gruppierungen zu organisieren. Sie ermöglichen es Benutzern, eine bessere Übersicht über ähnliche Dokumente zu behalten und erleichtern die Navigation innerhalb des Systems.
Anwendung der Kategorien:
- Ein Administrator oder ein berechtigter Benutzer kann Kategorien im System definieren und dann Dokumente diesen Kategorien zuordnen.
- Benutzer können nach Kategorien filtern oder suchen, was das Auffinden von Dokumenten erheblich beschleunigt und vereinfacht.
Attribute
Funktion der Attribute:
- Attribute erweitern die Metadaten von Dokumenten um spezifische Informationen, die für die Organisation wichtig sind. Beispiele für Attribute sind Vertragsnummern, Ablaufdaten, Projektbezeichnungen oder kundenspezifische Informationen, die nicht standardmässig von der Dateiplattform erfasst werden.
Anwendung der Attribute:
- Attribute werden von den Administratoren definiert und können bestimmten Dokumenttypen zugeordnet werden. Sobald ein Dokument erstellt oder hochgeladen wird, können diese Attribute ausgefüllt werden, um zusätzliche Details zum Dokument zu speichern.
- Attribute können auch als Suchkriterien verwendet werden, um spezifische Dokumente basierend auf den zugeordneten Attributen zu finden.